Configurar numeración de documentos

Numeración de documentos

Zora permite personalizar cómo se numeran tus facturas, cotizaciones y otros documentos.

Acceder a la configuración

Ve a Configuración > Numeración de Documentos.

Tipos de documentos

Puedes configurar la numeración para:

• Facturas de venta
• Cotizaciones
• Notas crédito
• Pedidos
• Compras

Configurar numeración

Para cada tipo de documento:

1. Prefijo

Código inicial del documento:

• Ejemplos: FAC, FVE, COT, NC
• Puede incluir año: FAC-2024-
• Longitud máxima: 10 caracteres

2. Número inicial

Desde dónde comenzar:

• Si empiezas: 1
• Si migras de otro sistema: último número + 1
• Ejemplo: Si ya llegaste a la factura 500, empieza en 501

3. Ceros a la izquierda

Formato del número:

• 4 dígitos: 0001, 0002... 9999
• 6 dígitos: 000001, 000002... 999999
• 8 dígitos: Para grandes volúmenes

Ejemplos de formatos

Formato simple

• Prefijo: FAC
• Inicio: 1
• Dígitos: 4
• Resultado: FAC-0001, FAC-0002...

Formato con año

• Prefijo: FAC-2024-
• Inicio: 1
• Dígitos: 4
• Resultado: FAC-2024-0001, FAC-2024-0002...

Formato corto

• Prefijo: F
• Inicio: 1000
• Dígitos: 0
• Resultado: F1000, F1001...

Cambiar la numeración

Cambiar prefijo

Puedes cambiar el prefijo en cualquier momento:

• El sistema continúa la secuencia desde el último número
• No se repiten números
• Ejemplo: Cambias de FAC a FVE-2024 → siguiente: FVE-2024-0150 (si el último fue FAC-0149)

💡 Tip: Los cambios aplican desde la siguiente factura, no retroactivamente.

Reiniciar numeración

Para empezar desde 1:

1. Ve a Configuración > Numeración
2. Haz clic en "Reiniciar"
3. Confirma que entiendes que puede haber duplicados

⚠️ Advertencia: Solo reinicia si es absolutamente necesario. Los números duplicados pueden causar confusiones.

Numeración y DIAN

Si estás autorizado para facturación electrónica:

• La numeración debe coincidir con la resolución
• Verifica el rango autorizado en tu resolución
• Configura alertas antes de llegar al límite

Ver historial de numeración

En Configuración > Numeración > Historial:

• Cambios realizados
• Quién los hizo
• Fecha de cada cambio

Problemas comunes

"Número duplicado"

Si el sistema detecta un número ya usado:

• Revisa si cambiaste el prefijo y volviste al anterior
• Ajusta el número inicial manualmente

"Secuencia saltada"

Si necesitas saltar un número (ej: factura anulada en papel):

• Ve a Configuración > Numeración
• Cambia el número inicial al siguiente válido

Mejores prácticas

1. Consistencia: No cambies el prefijo frecuentemente
2. Continuidad: Mantén la secuencia sin saltos
3. Respaldo: Documenta el último número al cerrar año
4. Alertas: Configura aviso cuando te acerques al límite de resolución